ขั้นตอนสุดท้ายของการบริหารเชิงกลยุทธ์ได้แก่
การติดตามและประเมินผลกลยุทธ์
ซึ่งหมายถึงการคอยติดตามและตรวจสอบความก้าวหน้า ปัญหา อุปสรรค
ตลอดจนความสำเร็จและล้มเหลวของโครงการกิจกรรมต่างๆ ซึ่งประกอบขึ้นเป็นกลยุทธ์ของหน่วยงาน
ซึ่งวิธีการในการติดตามประเมินผลนั้นก็คือ การคอยติดตามข้อมูลข่าวสารโดยเฉพาะที่เกี่ยวกับตัวชี้วัดความสำเร็จต่างๆ
ที่กำหนดไว้ และคอยแก้ไขปัญหาอุปสรรคต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น
ตลอดจนถึงการคอยติดตามให้การสนับสนุนแก่ผู้ปฏิบัติงานในส่วนงานต่างๆ ในทุกๆ ด้าน
ให้สามารถปฏิบัติงานตามกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การติดตามประเมินผลนอกจากจะช่วยให้ทราบถึงความสำเร็จก้าวหน้าของงานแล้วยังเป็นการกระตุ้นและจูงใจให้ผู้ปฏิบัติงานได้รับเอากลยุทธ์ไปปฏิบัติด้วย
นอกจากนี้ การได้เรียนรู้ถึงผลสำเร็จหรือล้มเหลวตลอดจนข้อผิดพลาดต่างๆ ก็ยังเป็นส่วนกระบวนการเรียนรู้ของหน่วยงาน
ซึ่งหน่วยงานที่มีขีดความสามารถในการเรียนรู้สูง
ย่อมได้เปรียบในยามที่สถานการณ์ต่างๆ เปลี่ยนแปลงไป
เพราะจะสามารถปรับตัวเองได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
ระบบติดตามและประเมินผล
เป็นองค์ประกอบของความสำเร็จที่สำคัญของการควบคุมกลยุทธ์ (Strategy
Control) ตามพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์ และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี
พ.ศ. 2546 ที่หน่วยงานต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าจะวัดผลในแต่ละตัวชี้วัดว่าใครเป็นผู้ที่รับผิดชอบและรายงานผล
แม้จะเป็นระดับฝ่าย กลุ่มงานหรือหน่วยงานเองก็ตาม จะต้องแบ่งความรับผิดชอบให้ชัดเจนว่าตัวชี้วัดใดใครรับผิดชอบ
พร้อมกำหนดความถี่ในการรายงานผลที่ชัดเจน ซึ่งเป็นเรื่องเกี่ยวกับการตรวจสอบและประเมินผลของยุทธศาสตร์ให้มีกระบวนการทั้งหมดในการดำเนินงาน
ให้เป็นไปตามเป้าหมายได้อย่างเหมาะสม แนวทางของการจัดทำระบบติดตามให้ความสำคัญในการบรรลุวิสัยทัศน์
พันธกิจ เป้าหมายการให้บริการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการกำหนดตัวชี้วัดในแต่ละระดับ ทั้งในเชิงปริมาณ
คุณภาพ เวลา และค่าใช้จ่าย ให้มีมาตรฐานการวัดที่เหมาะสมชัดเจน เชื่อถือได้ รวมทั้งมีความเชื่อมโยงในการวางแผนดำเนินงานกับหน่วยงานต่างๆ
เพื่อให้มีการบูรณาการ ตั้งแต่
ต้นน้ำสู่ปลายน้ำ เพื่อให้สามารถตรวจสอบว่าอะไรคือเป้าประสงค์ของหน่วยงาน ที่เชื่อมโยงกับเป้าประสงค์ของกระทรวง
แผนบริหารราชการแผ่นดิน แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ
การบริหารงานที่ประสบความสำเร็จนั้น
ส่วนหนึ่งมาจากความสามารถของผู้บริหาร ในการนำเทคนิคและกระบวนการบริหารมาใช้ บริหารงานให้สำเร็จลุล่วงตามวัตถุประสงค์และ
บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ การติดตามและ ประเมินผลก็เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหาร
ซึ่งมีหลักการสำคัญ คือ การติดตาม ความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานและประเมินผล ความสำเร็จของงาน
อันจะนำไปสู่การดำเนินการ แก้ไขปรับปรุงร่วมกันให้บรรลุเป้าหมาย ผู้บริหารจึงจำ เป็นต้องมีการติดตามและ
ประเมินผล เพื่อให้ทราบประสิทธิภาพและ ประสิทธิผลของระบบงานต่าง ๆ ของหน่วยงาน ว่าอยู่ในระดับที่เหมาะสมสอดคล้องกับ
สถานการณ์ปัจจุบันเพียงใด การติดตามและ ประเมินผลมักใช้ควบคู่กัน แต่ความหมายของ “การติดตาม” และ “การประเมินผล”
นั้น มีทั้งความคล้ายคลึงและความแตกต่างกัน ดังนี้
การติดตาม (Monitoring) หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูลการปฏิบัติงานตาม แผนงานที่กำหนดไว้ เพื่อตัดสินใจแก้ไขว่าได้ผลตามวัตถุประสงค์ของแผนงาน/โครงการ นั้นหรือไม่เพียงใด
การประเมินผล
(Evaluation) หมายถึง การตรวจสอบความก้าวหน้าของแผนงาน/ โครงการ ตลอดจนการพิจารณาผลสัมฤทธิ์ของ แผนงาน/โครงการนั้น
ๆ ว่ามีมากน้อยเพียงใด เมื่อเปรียบเทียบกับเกณฑ์ที่กำหนดขึ้น จึงเป็น กระบวนการบ่งชี้ถึงคุณค่าของแผนงาน/โครงการ
จากคำนิยามดังกล่าวจะเห็นได้ว่า
การติดตามเป็นกระบวนการที่ดำเนินการอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับการปฏิบัติงานตามแผนงาน/
โครงการ ส่วนการประเมินผลอาจจะประเมินได้ ในทุกช่วงของแผนงาน/โครงการ นับตั้งแต่ก่อน ตัดสินใจจัดทำ แผนงาน/โครงการ
ขณะ ดำเนินงานในจุดต่างๆ และเมื่อสิ้นสุดแผน สิ้น ปี งบประมาณ หรือแผนงาน/โครงการดำเนินการ แล้วเสร็จ
ประโยชน์ของการติดตามและประเมินผล
1. ทำให้ทราบปัญหาและความต้องการที่ แท้จริง สามารถจัดลำดับความสำคัญของปัญหา
และแก้ไขปัญหาทันที เพื่อนำไปสู่การพัฒนาของหน่วยงาน
2. ทำให้วางแผนงาน/โครงการได้ตรง เป้าหมาย แก้ปัญหาได้ถูกจุด
และพัฒนาได้ตรง ตามนโยบาย
3. ช่วยให้ดำเนินการตามแผนได้ราบรื่น
สามารถปรับปรุงแก้ไขปัญหาอุปสรรคอย่างได้ผล หรือปรับแผนให้เหมาะสมมากขึ้น
4. ทำให้ทราบผลการดำเนินงานตาม
แผนงานและโครงการอย่างชัดเจน อะไรประสบ ผลสำเร็จแล้วสิ่งใดยังต้องทำต่อไป จำนวนเท่าไร
อันจะเป็นข้อมูลไปสู่การตัดสินใจไปสู่สภาพ ปัจจุบันปัญหาความต้องการ ซึ่งเป็นการวนครบ
วงจร ถ้ามีการติดตามและประเมินผลอย่าง ต่อเนื่องและเป็นประจำย่อมทำให้ทราบปัญหา และความต้องการที่แท้จริง
การวางแผนงาน/โครงการสามารถทำได้ตรงตามเป้าหมาย หรือ สามารถปรับปรุงแก้ไขแผนงาน/โครงการให้ เหมาะสมมากขึ้น สามารถทราบผลการ ดำเนินงานตามแผนงาน/โครงการ เมื่อเริ่ม วางแผนใหม่อีกครั้งก็จะมีข้อมูลสารสนเทศที่ ชัดเจน เที่ยงตรง
และเป็นปัจจุบัน สามารถเป็น เครื่องมือในการบริหารอย่างมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผลปรับปรุงวิธีการปฏิบัติให้ผลงานเป็นไปตาม
แผนงานอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยมุ่งที่ จะตอบคำถามหลักว่า ในการดำเนินงานนั้นได้รับทรัพยากรครบถ้วนหรือไม่
ได้ปฏิบัติงาน ตามแผนงานที่กำหนดหรือไม่ ได้ผลตรงตามที่ กำหนดหรือไม่ ข้อมูลจากการติดตามจะเป็น
ประโยชน์อย่างยิ่งต่อการเร่งรัดให้งาน/โครงการ ดำเนินไปตรงตามเป้าหมายของแผนงานและแล้ว
เสร็จภายในกำหนดเวลา การติดตามผลจึงต้อง ดำเนินการอย่างสม่ำเสมอในหน่วยงาน เพื่อเป็น
ข้อมูลย้อนกลับให้ตนเอง ผู้บังคับบัญชาขั้นต้น ผู้บังคับบัญชาระดับสูง ตลอดจนผู้รับผิดชอบ
แผนงาน/โครงการทุกระดับ เพื่อให้คำแนะนำ ช่วยเหลือ แก้ไข อำนวยความสะดวก
ทั้งนี้ เพื่อให้การดำเนินงานตามแผนงาน/โครงการ บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพ
การติดตามผลการดำเนินงาน
เพื่อให้ได้ข้อมูลมาจัดทำรายงานผลการดำเนินงาน ลักษณะของการติดตามผลการดำเนินงานตามแผนมี
ดังนี้
1) การติดตามผลการดำเนินงานตามแผนพัฒนาการศึกษาขั้นพื้นฐาน
ซึ่งเป็นแผนระยะปานกลาง (3-5 ปี)
เป็นการติดตามผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดผลสำเร็จของแผนในระยะครึ่งแผนและ ระยะสิ้นสุดแผน
และติดตามความก้าวหน้าของงานโครงการสำคัญที่กำหนดไว้ในกรอบแผนงานโครงการริเริ่มสร้างสรรค์ที่ได้กำหนดไว้ในแผน
(Initiative) เพื่อให้สามารถปรับกลยุทธ์ได้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป เช่น
นโยบายรัฐบาล กระทรวง กรม และความต้องการจำเป็นของหน่วยงานและสถานศึกษา
2) การติดตามผลการดำเนินงานตามแผนปฏิบัติการประจำปี
(Action
Plan) ซึ่งเป็นแผนใช้เงิน
เป็นการติดตามผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดความสำเร็จของแผนซึ่งอาจกำหนดเป็นจุดเน้นการดำเนินงานประจำปี
โดยติดตามความสำเร็จของงาน/โครงการ/กิจกรรมที่กำหนดไว้ในแผนรวมทั้งผลการเบิกจ่ายงบประมาณเป็นรายไตรมาสเพื่อให้สามารถปรับแผนได้สอดคล้องกับความต้องการจำเป็นของหน่วยงานและโรงเรียน
ทั้งนี้ เครื่องมือการติดตามผลการดำเนินงาน อาจใช้แบบสำรวจสัมภาษณ์ โปรแกรม On
Web และการศึกษาวิจัย
รวมทั้งให้ผู้รับผิดชอบแผนงานโครงการหรือผู้รับผิดชอบหลักการบริหารแผนสู่การปฏิบัติได้รายงานความก้าวหน้าและปัญหาอุปสรรคและจัดให้มีคณะกรรมการตรวจสอบกลั่นกรองข้อมูล
เนื่องจากข้อมูลจาการรายงานรายบุคคลอาจไม่ครบถ้วน
เมื่อนำเสนอคณะกรรมการฯของหน่วยงานและสถานศึกษาได้พิจารณาร่วมกันจะได้เพิ่มเติมข้อมูลให้สมบูรณ์และมีความสอดคล้องเชื่อมโยงกันมากขึ้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น